Það skiptir FLEX ehf. máli að rétt sé staðið að varðveislu upplýsinga um viðskiptavini þess og að persónuupplýsingar séu verndaðar í samræmi við lög. Persónuverndarstefnan tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu, vinnslu og miðlunar á persónuupplýsingum og byggir á lögum um persónuvernd.

FLEX notast við persónuupplýsingar viðskiptavina til að veita þeim leiguþjónustu. Persónuupplýsingar geta innihaldið nafn viðskiptavina, fjölskyldumeðlima þeirra, starfsmanna eða annara sem viðskiptavinur tilgreinir við gerð leigusamnings ásamt heimilisföngum þeirra, kennitölu, ökuskírteinisnúmeri, netfangi, símanúmeri, kortaupplýsingum o.s.frv. Umfjöllun um gagnavinnslu upplýsinga, tilgang og meðferð þeirra kemur fram í almennum skilmálum leigusamninga viðskiptavina um bifreiðar.

FLEX notast við persónuupplýsingar viðskiptavina til að ákvarða m.a. hvort félagið hyggist veita þeim þjónustu, að fengnu ótvíræðu samþykki viðskiptavina fyrir slíkri notkun á persónuupplýsingum þeirra. Þar á meðal getur verið um að ræða könnun á lánshæfismati og eftir atvikum greiðslumati, kannanir og/eða aðra markaðssetningu í gegnum textaskilaboð og/eða tölvupóst.

Bifreiðar FLEX kunna að vera útbúnar skráningarbúnaði (ökurita) til þess að staðsetja bifreiðina. Viðskiptavinur er þá sérstaklega upplýstur um að svo sé ásamt nánari upplýsingum í leigusamningi aðila um þá gagnavinnslu sem fram fer tilgangi hennar og meðferð.

FLEX mun ekki miðla á nokkurn hátt skráðum upplýsingum til þriðja aðila til notkunar sem er óskyld starfsemi FLEX að lögreglu frátalinni nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. FLEX er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki félagsins í þeim tilgangi að ljúka við verkefni eða veita viðskiptavinum þjónustu eða vöru sem viðskiptavinur hefur beðið um eða samþykkt. Þá er FLEX heimilt að deila upplýsingum með vinnsluaðilum þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni t.d. við innheimtu á vanskilakröfum. Í þeim tilvikum sem þriðju aðilar fá aðgang að persónuupplýsingum er það gert á grundvelli samnings og upplýsingar takmarkaðar eins og frekast er unnt með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar, það sama á við um upplýsingar sem teknar eru í tölfræðilegum tilgangi til að vinna að gæða- og markaðsstarfi. FLEX viðheldur ávallt viðeigandi og fullnægjandi verklagi til þess að koma í veg fyrir óheimilan aðgang og misnotkun á þeim persónuupplýsingum sem félagið notar.

FLEX kappkostar að halda persónuupplýsingum um viðskiptavini nákvæmum og áreiðanlegum. FLEX geymir persónupplýsingar viðskiptavina í þann tíma sem nauðsynlegur er til að tryggja lögvarða hagsmuni félagsins og til að uppfylla lagakröfur á hverjum tíma.

Viðskiptavinir hafa rétt til að biðja um aðgang að þeim persónuupplýsingum sem FLEX hefur um þá og, ef ástæða þykir til, biðja um að persónuupplýsingar séu leiðréttar, þeim breytt, sé lokað eða þær fjarlægðar. Viðskiptavinur getur leitað til Persónuverndar ef FLEX neitar að afhenda viðskiptavini tilteknar upplýsingar.

Persónuverndarstefna þessi er gefin út af FLEX ehf. og gildir frá apríl 2021 og til þess tíma er ný persónuverndarstefna tekur gildi.